Mitdenken kann nur, wer informiert ist
Die wachsende Bedeutung relevanter Informationen beschränkt sich keineswegs ausschliesslich auf die Unternehmensleitung. Auch bei den Mitarbeitern hat dieses Bedürfnis sowie der Wunsch nach geistiger Partizipation im Unternehmen deutlich zugenommen. Der raschen, umfassenden, vor allem aber zeitgerechten Information aller Mitarbeiter kommt somit vermehrt eine unternehmensübergreifende Schlüsselfunktion zu. Die innerbetriebliche Informationspolitik hat über Vorgänge zu orientieren, die jeden Mitarbeiter persönlich, sein Aufgaben- und Arbeitsgebiet oder aber das Unternehmen als ganzes betreffen. Erst vor diesem Hintergrund wird es für den Einzelnen möglich, ein eigenes Verständnis für das Geschehen innerhalb des Unternehmens zu entwickeln und gleichzeitig das eigene, subjektive Beurteilungsvermögen und Selbstverständnis sowie die Motivation zu stärken. Nicht von ungefähr sieht deshalb wohl auch das europäische Modell für umfassendes Qualitätsmanagement die Verbesserung der Kommunikation auf allen Stufen als zwingende Voraussetzung für mehr Mitarbeiterzufriedenheit vor.

Verknüpfung von Informationen und Mitarbeitern
In der Praxis gestaltet sich der Wandel von einer vergangenheitsorientierten Datenverarbeitungs-Mentalität zu einer zukunftsgerichteten Informationsmanagement-Kultur nicht immer ganz reibungslos. Vielfältige Erschwernisse kultureller, struktureller, technischer sowie psychologischer Art sind zu bedenken. Gerade deshalb geben die aktuellen Entwicklungen bei Firmen wie Coca-Cola, General Electric oder Sequent Computer Anlass zur Hoffnung. Allen drei Unternehmen gemein ist deren Ernennung eines "Chief Knowledge Officers", dessen wichtigste Aufgabe es ist, Informationen mit hohem Wert zu sammeln und elektronisch verfügbar zu machen, was konkret bedeutet, die Preisgabe und Nutzung vorhandener Information und von bestehendem Wissen markant zu verbessern. Das zur Verfügung stellen all dieser Informationen wäre mit einer klassischen Dokumenten- und Archivphilosophie nie zu bewerkstelligen. Erst die hierarchieunabhängige Verknüpfung von Informationen und Mitarbeitern mit Hilfe eines auf Komponenten des Internets basierenden firmeninternen Netzwerkes erlaubt es, dieses Wissen allen interessierten Stellen im Unternehmen zugänglich zu machen.

Technik als Mittel zum Zweck
Die mit medientechnologischer Hilfe ermöglichte Befähigung (theoretisch) aller Mitarbeiter, gezielt und selbstbestimmt Informationen aufzufinden, zu interpretieren sowie situationsspezifisch anzuwenden, ist der eigentliche Grund für den Erfolg von Intranetlösungen. Wer die Bewirtschaftung unternehmensrelevanter Informationen allerdings allein der Informatikabteilung überlässt, übersieht dabei leicht, dass ganzheitliches Informationsmanagement vor allem die bereits erwähnten nicht-technologischen Aspekte zu berücksichtigen hat.

Auch die Unternehmenskultur sowie über viele Jahre eingespielte Arbeitsprozesse und Projektteams spielen für den Erfolg der Know-how-Bewirtschaftung die entscheidendere Rolle, als "von oben" aufgesetzte Organisationsstrukturen oder aber akribisch befolgte Verteilerlisten für betriebsinterne Dokumentenflüsse. Bei aller Begeisterung für die unerhörten Möglichkeiten des technisch Machbaren weicht deshalb oft die anfänglich vorherrschende Euphorie zunehmend dem pragmatischen Bedürfnis nach Lösungsansätzen, die nicht endlose, im Kern aber wertlose Datenfriedhöfe generieren, sondern situativ und kontextbezogen Informationen zur Verfügung stellen.

Push - Pull - Pass
Die Komplexität eines Intranets lässt sich anhand der abzudeckenden innerbetrieblichen Informationsbedürfnisse respektive anhand unterschiedlicher funktionaler Ausbaustufen anschaulich differenzieren:

- Corporate Electronic Communication
- Corporate Electronic Information Sharing (Publishing)
- Corporate Electronic Collaboration
- Corporate Electronic Applications

Die erste, technologisch wenig anspruchsvolle Stufe eines Intranets beschränkt sich auf das individuelle Verbreiten von Informationen im weitesten Sinne. Dies geschieht mittels gezieltem Versenden von Nachrichten oder Daten via E-Mail (Electronic Communication), was bedeutet, dass die Informationen zu den Empfängern "gepusht" werden.

Die zweite Stufe eines Intranets steht stellvertretend für den Paradigmenwechsel in der internen Kommunikation. Vorhandene Informationen und Dokumente stehen prinzipiell allen Mitarbeitern plattformunabhängig und nahezu in Echtzeit zur Verfügung (Electronic Information). In den USA hat sich für dieses "Information pulling" auch die Umschreibung "Information at your fingertips" etabliert.

Die dritte Ausbaustufe eines Intranets beinhaltet schliesslich die standortunabhängige sowie plattformübergreifende Zusammenarbeit von Mitarbeitern oder Arbeitsgruppen (Electronic Collaboration) mit Hilfe dafür vorgesehener Groupware-Tools. Elektronische Diskussionsforen erlauben zudem - nebst individueller Problemlösungen und Mitteilungsbedürfnisse - das Plazieren unternehmenskritischer Beiträge, die im Sinne von Pass-Strategien gleichsam den Weg zu den effektiven Adressaten finden und somit ein wichtiges Instrument des hierarchieübergreifenden Meinungsaustausches darstellen.

Die vierte und letzte Stufe eines Intranets ist derzeit noch verhältnismässig wenig verbreitet. Sie beinhaltet Applikationen, die in die vertraute Intranet-Oberfläche eingebunden sind. So ermöglicht beispielsweise die Firma Silicon Graphics auf diese Art das Bestellen von Büromaterial, während bei Novartis Dokumentationen sowie Promotionsartikel aus dem Bereiche Corporate Communications über das Intranet geordert werden können.

Themen strukturieren ein Intranet
Für ein Intranet gilt, dass dieses direkt proportional zum subjektiv empfundenen Vorteil genutzt wird. Struktur und Inhalt müssen sich an diesem Grundsatz ausrichten, weshalb technologische Spielereien eher in den Hintergrund drängen. Praktische Erfahrungen zeigen zudem, dass bevorzugte Intranet-Inhalte grossmehrheitlich Themen der Lohn-, Personal- und Sozialpolitik (z.B. Bonus-, Spesen- und Pensionskassenregelung, Weiterbildungsangebote etc.) oder aber das tägliche "Allerlei" betreffen (z.B. Telefonverzeichnis, SBB-Fahrplan, Menuplan etc.).

Ein von den Mitarbeitern akzeptiertes Intranet trägt diesem Umstand Rechnung und beinhaltet nebst unternehmensbezogenen Inhalten explizit auch Plauderecken und Fundgruben, die ein persönliches Involvement auf "Buschtrommel"-Niveau ermöglichen. Trotzdem: Auch mit modernster Technik lassen sich vorhandene, grundlegende Kommunikationsprobleme nicht lösen. Solange diese letzte Erkenntnis bei der Konzeption und Implementation von Intranetlösungen gebührend berücksichtigt wird, sind dem Optimierungspotential betrieblicher Informationsmanagementprozesse jedoch vorläufig kaum Grenzen gesetzt.


Autor
› Dr. Marco Dick, Managing Partner Comma Factory

Artikel erstmals publiziert in:
› Marketing & Kommunikation, Special «Kommunikation im Internet»,
› Mai 1998, S. 22-24

‹ zurück